年度末は何かと忙しい。帰っても何もしないつもりだが・・・。
2008年3月アーカイブ
監視カメラの契約書に押印。
駐車場車種変更１件。
４月の理事会開催案内を作成。
その他平穏無事な一日。
申込書が前期修繕委員長より届けられた。
前期の修繕委員会、理事会、総会を経て、カメラを増設することが既に決定して予算承認されている。
ペットの登録をしてくださいというお知らせがきていた。
先日、届出書受理の白紙委任をお断りしたので、今後、届出が来ない人はみな規約に違反してペットを飼っていることになってしまうので、それなりの意義はあったようだ。
転勤シーズンのためか、引越しや駐車場関係が、ここのところ多いようだ。
掲示板に、理事会の議事録とか修繕委員会の議事録とか予定表とか、いろいろ貼ってあって賑やかになってきた。見るほうは大変だな。
壁の張替えとか床の張替えなども届出が必要で、これも理事長が承認するようだ。
久しぶりに日曜日が自分の時間としてすごせた。
でも何となく、家にいなければならないような感覚になっているのは、どうしてだろう。
早朝より釣りに行く。
帰宅したら、シュレッダを購入したとの連絡がフロントから入っていた。
木曜日が春分だったので、本日金曜日は休暇を取得して連休としたものの、メールがある限り仕事は飛んでくる。
マンション関係は、ペットクラブのペット飼育許可書の白紙押印をお断りする手紙を書いて返却、フロントには、理事会名簿及び年間スケジュールを作成して、入手した修繕スケジュール配布依頼。
管理委託会社との管理契約延長覚書を提出。
組合員の異動１件
駐車場証明の発行１件
家にこもり何もせず。
朝、出掛けに声をかけられる事もなく、帰宅後に書類が置いてあることもなく、平穏無事の理想型。
自分はペットがいないのであまり縁がないが、ペット委員会というのがあって、ペットの登録をしているようだ。もともとペットは金魚や小鳥以外は禁止されているはずだったが、犬猫を飼う人がでてきて、それを管理するための妥協策としてできたものだろう。
当方、１Fゆえ、猫の糞と鳴声にははなはだ迷惑している。
ペットの登録は理事長の仕事のようで、届出書に承認印を押すらしい。白紙で数枚来ていたので、とりあえずメクラ判は押さない方針なので、個別対応する旨、申し述べて返却することにしよう。
の予定表が、FAXされていた。
翌朝、住民への周知を意図して掲示を依頼する。
滞納管理費の回収方法について研究するため、久しぶりにジュンク堂に行き、すぐに役立つマンション管理の法律とトラブル解決マニュアル （三修社）を購入。
帰宅後は、昨日回付された、入札申込施工業者の事業内容案内書５冊を読む。
一社ほど、外注費しかない会社があり、施工能力に問題なきや？
本日午前中は修繕委員会の議事録を読んだ。議事経緯、工事の内容や見積の概要を理解しようとはするが、なかなか専門的で難しい。特に価格の妥当性など素人には分からない。
昼間寛いでいると、集会室エレベータ側入り口の傍にある金属製手摺が落下したとの報告あり現場確認する。溶接ではなく金属接着剤での固定で、反対側を見ると体重を架けたか何かでしなっている状態。子供が乗っかって落ちたりしたら大変なので、溶接を含めて補修を依頼。
修繕委員会は、コンサルタントの方も他の委員も朗らかで愉快な方ばかりで、一緒にいてとても楽しい。いままでこういう方たちと同じマンションに住んでいることさえ知らなかったのは、大きな損失。
家に帰ったらフロントオフィスから「自転車盗難」の件が報告されていた。まったく何もない日には何かあるということか。
早速、防犯担当に転送し、経過の追跡をお願いする。
明日は、初めての修繕委員会。
何もないのが一番。
今日は仕事も予定通り終わり、理事長関係の仕事も何もない平穏な一日で終わったと思い、晩酌をしていたら、修繕委員会の議事録が回ってきた。
次回までに読まねばならないらしい・・・。
午前中は仕事の休みを取り、銀行口座名義の変更手続をした。
二つの銀行で手続のしかたが結構違うので、銀行にも個性が出てきているようだ。
必要書類は、理事長選任の理事会議事録、銀行届出印（理事長印）、当人の身分証明（免許証など）、と通帳。
すまいる債については管理会社に変更手続を依頼した。
押印簿を作成する。
欠席者が名簿に入らないので、電話番号、メールアドレスなど報告依頼状を書く。
前回は役員選任だけだったので、今回が実質初めて。
自己紹介などしながら進める。
管理報告、未納者対応が主要なトピックだった。
その後、あれこれとやって予定時間を20分も超過。
宿題
預金口座名義の変更手続： 自分で行く
名簿作成
押印簿作成
督促状手配
など
本日さらに委任状が一通増えた。
これで３名になった。
年間行事予定のコピーをフロントオフィスに依頼。明日準備。
理事会出席できない人は委任状を提出することになっている。
本日現在、２通の委任状。いずれも設備保全担当だ。
今年は大規模修繕というテーマがあるだけに、設備の関係は重要。
前途が心配である。
とりあえずカレンダーの枠を作って、行事については各役員から書いてもらうことにする。
定例理事会の日程だけ、毎月第二日曜日と設定しておいた。
雛形を作った。
理事会当日に皆さんに記載していただくことにする。
みながメールでやり取りできると楽だけど、一人でも「紙」が必要な人がいると、かなり煩雑になる。
集会室の利用だけではなく、管理費の支出や修繕積立金支出に対する承認も理事長の仕事だ。
自分の押印一つでお金が出て行くのはとても怖いので、押印管理簿を作って、理事の承諾を記録として残し、監査証跡としなければならない。
さっそく、支払に関する捺印簿を素案した。これも今度の理事会にかけるつもり。
どうやら理事長は集会室の利用の承認もしなければならないらしいが、利用者が区分所有者であって、目的・利用時間帯が適切かどうか、他とのコンフリクトがないかどうかを踏まえれば、通常はＯＫになる。
一つ一つ承認申請を出して承認していると大変なので、一覧表で申し込みから承認、あとのチェックまでできるようにしたいと考え、雛形をドラフトしてみた。
今度の理事会に提案する。
前理事長より勧められた、「マンション管理組合理事長マニュアル」（リニューアル技術開発協会）を読む。サブタイトルは、「これだけは知っておきたい役員の常識」。
薄い冊子だが分かりやすく、よくまとめてあった。常識も奥が深い。
所有と経営とが分離した一般企業（上場株式会社）の株主総会が、所有者の総会であるのに対して、管理組合は区分所有者になったら自動的に組合員になることを再認識（民法上の組合だから当然だなぁと思いつつ、あらためて言われると納得）。
前理事長から引継いだ共用部分の一部の鍵を、施錠されていることを確認するため、ライフマネジャと巡回。
その他、主に夜間の警備会社との連絡や警報器が鳴動した際の対応、夜間の救急車の対応について教わった。
理事長印の不正利用があっても後から分かるように、押印管理簿を作成。駐車場契約書、バイク駐輪場契約書、車庫証明などは、予め様式を作っておけば、管理も楽である。