今日は2月にしてはとても生暖かい一日で、静岡は25度を超えたらしい。
総会の出席票、委任状、議決権行使書が届いた。
194個の議決権のうち170程度が集まっているため、提出率はかなり高いのに驚き。ただし、会場にこられる方が新旧役員28含めて70程度なのは少ないか。
明日でいよいよ総会。理事長業務の最終日である。
目下の思案は、次の理事長をどうやって選ぶかということだが、立候補者はいないとなると、互選ないし抽選になってしまう。
今日は2月にしてはとても生暖かい一日で、静岡は25度を超えたらしい。
総会の出席票、委任状、議決権行使書が届いた。
194個の議決権のうち170程度が集まっているため、提出率はかなり高いのに驚き。ただし、会場にこられる方が新旧役員28含めて70程度なのは少ないか。
明日でいよいよ総会。理事長業務の最終日である。
目下の思案は、次の理事長をどうやって選ぶかということだが、立候補者はいないとなると、互選ないし抽選になってしまう。
毎月、理事会が開催されていた日だが、来週に総会があり1月末に議案確定総会を開催したこともあり、今日は何もない。
なんとなく落ち着かないのは、まだ総会が終わっていないからだが、結構暇である。
インターロッキングのタイルが剥がれている。
先日補修したばかりのところのすぐ近くだ。
人通りが多いところなので、剥がれたタイル跡に足がひかかり躓く恐れがある。
総会議案や予算を承認いただくための臨時理事会を開催。初めて定刻に終了。
その後、管理会社と契約更新について協議したが、こちらの総会議案をまったく読んでいないことがわかり、強く抗議。
そもそも契約書などを事前に提出して説明をしてこないということ自体、管理業者の基本的態度として受け入れ難い。
どうも、こういう(理事長)仕事をすると自分のことを棚に上げて相手の瑕疵ばかりが気になり、怒りっぽくなってしまい、精神衛生上よろしくない。あと21日の辛抱と割り切るか。
次回の臨時理事会は議案の承認のみなので、実質最後の理事会である。
正月に用意した議案について審議していたら、13時を回ってしまった。
相変わらずの進行べたで迷惑をかけているが、これで終わりなのでご容赦を。
あらためて見ると、量が多い。
読むほうは大変である。
総会議案をドラフトほぼできた。
11日の理事会の準備をする。
規約や規則を見直すことがこれほど難しいとは思わなかった。
今年最後の議事録校正である。
あとは年明け1月を残すのみ。
ページ数も3ページに減った。
年内最後の理事会である。
総会に向けてのいろいろな準備の話しになった。
10月に支払合意した滞納者がまたもや滞納になり、もはや救済できない事態に陥りそうだ。
こっちも誠実に対応したつもりで裏切られた感じがして非常に気分が悪いので、滞納者を訪問。
「明日払う」との約束を得たが・・・・・。
今回も案件が多く4枚になった。
秋深まり暖房を入れるようになった。
通常議題以外に、重要物件の引継など既に終わりが見えてきているような様子。その他レンタルサイクル、コミュニティクラブなどが議題に。
本日出すはずだったが失念。
今日は午前中、駐輪場の抽選会があり弁当を用意して午後の理事会に入った。
相変わらず議事進行が悪く15時終了予定が15:30までかかった。
とはいえ、昨日協議した滞納者の支払計画も承認してもらい、それなりに成果があった。たい
終了後、伝票などの承認処理と、滞納者への協議書の作成日時の通知、バルコニーに物置を設置している人への撤去依頼などを作成し、午後は終わる。
3連休の2日は理事会関係でつぶれた。
9月の理事会議事録が回ってきた。
修繕の分だけ通常より案件が多く、4ページも亘っている。
書記の人も大変だろう。
案件山積みで、正午終了予定が、13:20になってしまった。
実は、本日は地元商店街のお祭りで、マンションにも御神輿の渡御があり、途中にお茶出し等をしたためである。
お祭りは盛り上がっていたが、夜店の出し物にも協賛しているので、それのお手伝いもある。
夏休みに入っているところも多いが、欠席者3名と出席率はよい。
修繕だけでなく、駐輪場、お祭り、滞納者対応、前期からの申し送り事項など議題は多く、結局、予定の正午には終えることが出来なかった。
議事進行能力不備を反省。
前回の議事録が回ってきた。
修繕に関する1箇所だけ修正をいれてそのまま掲示にまわす。
本日は、1245まで延長して開催。
今月は、大規模修繕業者の決定という重要な審議があり、とりあえず無事承認いただき一安心。
管理費滞納者についても、対応の方向性が見えてきたということで、成果は大きい。
ただし、休暇を取って準備した駐車場の件は、時間配分が悪く、来月に先送りとなった。
とりあえずまとまったので明日の理事会資料とする。
手持ちプリンタがないのでフロントで使っていない高速プリンタを借りる。
今日は休暇を取って駐車場の課題を整理。
1件、車種変更による更新あり。
植栽の手入れ計画を入手。
やはり修繕時期にかぶっているが、夏の芝生の手入れが課題。
今回はアジェンダが多い。
書記の方からドラフトがメールで上がってきたので、加筆修正して返信。
定刻開始、12:10終了。
漸く要領を得てきた感じ。
先の理事会の議事録と、昨日の修繕委員会の議事録が回ってきたので、コメントを付けて返送。
やはり物理的に動かなくてよいメールは便利で早い。
委任状欠席者は二人。
定例報告とともに、給水ポンプの工事についての説明が業者からあった。
滞納者対策については先日調べた法的措置を発表し、それ以前のところでいちど協議の場を持とうということになり、理事会終了後、自治会長とともに訪問するも、本人不在。
支払伝票が回ってきたので、見積書等を眺めながら精査し、押印する前に副理事長に提出して副印をいただく(趣旨はご理解)。
修繕積立金支出が発生したので、処理について会計に相談。
手続関係には漸く慣れてきたか。
今度の理事会、二人欠席。
先週末も今週末も出勤。
自分も委任状を出したい・・・
昨日は帰宅したら、前回の理事会の議事録が回付されていた。意図と異なる部分を加筆修正して書記に返送し再作成をお願いした。
集団回収(いわゆる資源リサイクル)の助成金申請をするように市役所から指示があった。また半日休暇をとらねばならない。
4月の理事会開催通知を発送。年度初め。
滞納管理費の回収方法について研究するため、久しぶりにジュンク堂に行き、すぐに役立つマンション管理の法律とトラブル解決マニュアル (三修社)を購入。
帰宅後は、昨日回付された、入札申込施工業者の事業内容案内書5冊を読む。
一社ほど、外注費しかない会社があり、施工能力に問題なきや?
前回は役員選任だけだったので、今回が実質初めて。
自己紹介などしながら進める。
管理報告、未納者対応が主要なトピックだった。
その後、あれこれとやって予定時間を20分も超過。
宿題
預金口座名義の変更手続: 自分で行く
名簿作成
押印簿作成
督促状手配
など
理事会出席できない人は委任状を提出することになっている。
本日現在、2通の委任状。いずれも設備保全担当だ。
今年は大規模修繕というテーマがあるだけに、設備の関係は重要。
前途が心配である。
とりあえずカレンダーの枠を作って、行事については各役員から書いてもらうことにする。
定例理事会の日程だけ、毎月第二日曜日と設定しておいた。
雛形を作った。
理事会当日に皆さんに記載していただくことにする。
みながメールでやり取りできると楽だけど、一人でも「紙」が必要な人がいると、かなり煩雑になる。
理事になることは持ち回りなので覚悟していたが、図らずも理事会の阿弥陀くじにて当選(確率14分の1)。
前任者から業務引継などを受ける。
その後、早速、次回の招集に向けて方針の立案に入るも、勉強不足で何をしてよいのかよくわからず。
夜は、前期理事のお疲れ様慰労会がありお招きを受ける。「ことしは大変ですね」と早くも慰労される。