総会議事録が掲示された。
これにて公式な理事長職務は全て完了したことになるので、本日誌の記録はここで終える。
（一応、規約集の作成作業は残っているが・・・・）
自分宛にご苦労様。
理事長業務の最近のブログ記事
理事長業務で作成したいろいろなファイルをメールで新理事長に送信。
特にコメントもなかったので、袋とじして押印した。
最後の仕事として残っている管理規約集の校正作業がある。
本日、業務終了後に職場にて行った。
総会議決権行使書の整理をした。
特に後から問題になることはないとは思うが、念のため。
もちろん議事録が正式版だが、議事録の数とはきちんと一致していることは確認できた。
ライフマネジャに１年間お世話になったので、お茶菓子を持ってお礼の挨拶。
夜は元会計理事と帰路にでくわし、日曜日のお酒がかなりつらかったことなど雑談。
その仮払い精算のための会計伝票に押印。
管理会社から資金が振込みがされていなかったので工事代金が支払われなかったようだ。
印章を引継いだので理事長業務は終わりかと思っていたら、まだ総会議事録の作成が残っていた。
今日は総会で最終日。
冒頭の挨拶を忘れ、さらに議事録署名人の指名を忘れるなど、とちってしまったが、議事運営は出席者のご協力があり予想以上に円滑に行き、正午ぴたりに終了。
午後は、理事業務の全体引継ぎをしてから理事長以下役職を決定し、個別の受渡しを行った。
修繕の最後の支払伝票に押印して、新理事長に印章を引継ぎして、理事長としての任期は終了。
夜は懇親会で、新しい正副理事長も参加し、慰労会。
漫画家の理事の方から色紙に描かれた似顔絵をいただいたり、施設保全担当の女性理事から花束をいただいたりして、気分よく痛飲。
理事会の記録や修繕委員会の記録をファイルとして整理。
5センチファイル２冊分となった。
伝票に押印。
丁寧な長文式報告書をいただいたので、正本とすべく、押印をお願いした。
総会予算議案の中にメインエントランス改修工事の予算が入れてあるが内容がよくわからないので追加資料を配布することにした。
お正月の門松の伝票と、工事の監理事務所への支払伝票の処理。
管理会社の業務についてのアンケートがあったので、正直に気がついたことを書いた。
どの程度対応してくれるかわからないし、それ以前にどの程度の重要度で受け入れるか、わからない。なお、こちらの真剣さを伝えるために謝礼は固辞した。
書記から先日の臨時理事会の議事録が回付。我々がつくる最後の議事録である。
このたびの大規模修繕で大きな貢献があった修繕委員会の継続メンバー８人は、総会の場で感謝状を贈呈することにした。
その薄謝としてデパート商品券を購入。
２月に物件の定期点検をやるという。
先日、工事が終わったばかりなのに点検とはこれいかに。本当に必要な点検なのか質問中。
いつもお世話になっているライフマネジャのＮさんが毛糸の帽子を被っていたので、寒いからかと思いきや、交通事故に遭われた際の傷を見えないようにするためらしい。
先週金曜日帰宅時に脇見をしながら自転車に乗っていた高校生に突っ込まれて、そのまま後頭部を打ち３針も縫う大怪我とか。入院するほどではなかったのが不幸中の幸いだが、お気の毒としか言いようがない。
残った書類の整理を図る。
また、引継書を見直して、全員分の確認のためのメールを送信した。
修繕委員募集の掲示を依頼した。
これで理事長としての仕事は、規約集の製作と総会のみとなった。
出勤時に工事長さんに会った。今日は、工事事務所の解体と残務整理らしい（明日は引渡し）。
釣りの話などしていたので、気持ちも一段落したところだろう。ご苦労様。
とりあえず議案の削除をした経緯をレターにしたためて役員に配布。
しかし、ペットクラブからの回答をコピーして配布するように火曜日に指示したことがまったく伝わっていないことがわかった。
もう遅いので、上記レターと一緒に配布することを依頼。
管理会社の契約書が漸く届く。
もう時間がないので、拙速を避けるためもあり、環境担当理事とメールで協議してペットクラブ議案は削除して今後の課題とした。
とりあえず、一仕事終えた感じがしている。
月曜日になって漸く回答を入手。
理事会は終わっており手遅れ。
だが、準備不足もあるので、議案撤回も必要か。
とりあえず、LMに資料を役員全員に配布指示。
理事会の引継ぎをやってからでは遅いので、とりあえず現理事会で募集しておいて、メンバーが決まってから引き継いで上げたほうがいいだろうとおもい、総会議案と一緒に配布して、修繕委員を募集することにした。
役員も確定した。
予算案も最終版が会計から送られてきた。
これで総会準備はほぼ完璧。
会計もほぼ固まったので、議案作成に入った。といっても既に用意してあるのをPDFにして管理会社に送付するだけ。
様式含め、ほぼ最終化できた。
総会関係の予算資料を検討した。一部、未払計上がもれているので、当期実績と来期予算との入り繰りが発生しているが、これは数字を検証すればよいだけなので、ほぼ完成形に近い。
会計に専門家がいると話がしやすくて助かる。
帰ったら、水溜りが凍結していた。
議事録を印刷して押印、副理事長に回付。
専用部修繕の許可発行。
いつも水溜りができるインターロッキングの工事が始まった。
夜、副理事長より次期役員候補者に支障あり、その後の候補者と入替するとの連絡があった。
５月に申請されたペット飼育許可申請が、今頃回ってきた。先日の理事会で「今年はまったく申請がない」という話をしたのが効いたのかもしれない。いかに規約の遵守に対する意識が低いかを物語っている。
その他、夏の工事の際に発生した事故の保険請求書類承認。
議事録の修正に対するコメントが書記から上がったので対応。
昨日の議論を受けて、早速いろいろなご意見が来たため、いろいろな部分を訂正した。間違いもあったので気がついてよかった。
議案が多くてどうしても時間が不足するので前後を15分ずつ増やして変更することにした。
臨時理事会の招集通知と、新役員の出席依頼状を手配。
早くも理事会の議事録が上がってきたので、副理事長と内容調整の上、校正して書記に返した。
書記の方から規約集ドラフト全体についてのコメントをいただいたので、それをきっかけに一日規約を眺めていた。
細かく見ると不備もあるので、対策しなければならない。
環境担当の方から届いた。
あまり修正箇所はなさそう。
12月の理事会で規約集の電子化原稿が出来上がってきたので、各理事で校正を分担。
自分は管理規約本体を担当なので、先週に引き続き校正を実施。
その他、総会に提案する規則をドラフトした。
・管理規約集の維持･更新等に関する規則
・大規模修繕検討委員会設置規則の改正
・重要文書保管規則
とりあえず約束の金額は入金されたとの報告が管理会社から来て安心。
今後も油断はできない。
ついでに、入金管理の方法も説明があった。いまひとつ納得がいかない部分があるので再度質問した。
管理会社に滞納把握と督促のタイミングについて質問メールを出した。
（半分は抗議の意味もあるが）
設立時からの慣行で、総会までに次期役員ではなく次次期役員の候補者選定をしておかねばならないようだ。
確かに総会議案には次期役員の選任の件の後に参考情報として次次期役員が載っている。
予約していた総会会場の抽選があたり使えるようになった。一安心。
ライフマネジャが先月退職し、後任者が赴任されたことは知っていたが、平日は顔を見る機会がないため、本日初めてご挨拶をした。笑顔のいいおじさんである。
ベランダの工事が終ったと思ったら、今度はGRC化粧柱の塗装工事ということで、また養生作業が入った。月曜日から作業開始である。
作業中のおじさんに話しかけたところ、いまは職人が不足していて工事が遅れ気味になっているらしい。建設不況の中で、いい話じゃないかといったら、「最後のあがき」ということらしいのだが・・・。
昨夜、帰宅したら、掲示板にペットショップ開店の掲示物が無断で貼られていた。
しかも、元の掲示物の上にかぶせるように貼るという大胆不敵さである。
早速、剥がし、フロントオフィスに注意するよう促した。
案件いろいろ多く書類整理をする。
共用部の散水栓で漏水。本管らしく工事が必要とか。
管理組合規定の更新配布について見積もりが来た。20万円強だから世帯辺り千円程度。
駐車場契約新規１件。
長期滞納者の支払い計画をまとめて誓約書に押印してもらった。
利息計算とか誓約書の文言作りとか、管理会社がやってくれないので自分ですることになったが、その結果として自分の仕事に対する心の入れ方が替わったので、滞納者にも通じたかもしれない。
本日は約束時刻の９時にぴったりと参集いただき署名押印。
あとは約束どおりお支払いただくのを見守るしかない。
ベランダのシーリング工事が進んでいる。
その他、特になし。
都合が悪いので支払誓約書の署名押印に対する時間の変更依頼があった。
自主的に申し出てきたので応じた。
管理会社からは１１月の振込手続に間に合わなかったので、本人に通知して欲しいという連絡があった。連絡はするものの、そういうことは収納事務を受託しているものが書面できちんとやることなので、指示した（こういうあたりは、管理会社の対応は問題がある）。
元本ｄ、月利息ｒ、元利合計均等払額ｑのとき、ｍ回弁済後の残債務Dmを求める式。
D0=d
D1=d(1+r)-q
D2=D1(1+r)-q
D3=D2(1+r)-q
:
Dm-1=Dm-2(1+r)-q
Dm=Dm-1(1+r)-q
すなわち、
Dm-Dm-1=(1+r)(Dm-1-Dm-2)
=(D1-D0)(1+r)^(m-1)
=(dr-q)(1+r)^(m-1)
ｍの値を１からｍまで変化させて両辺を合計すると、
Dm-D0 = (dr-q)∑(1+r)^(m-1) = (dr-q){(1+r)^m-1}/r
ゆえに、
Dm = {(dr-q)(1+r)^m+q}/r
理事長になって数学を使うとは思わなかった。用途は想像通り。
毎月支払うべき管理費等ｐ円を、ｍ回延滞した際の、遅延損害金月利ｒを含めた総支払額Dmを求める。
D0=p
D1=p(1+r)
D2=p(1+2r)+p(1+r)
D3=p(1+3r)+p(1+2r)+p(1+r)
｜
Dm=mp+m(m+1)pr/2=mp(1+(m+1)r/2)
永年、当マンションのライフマネジャを担当してくれていた人のうち（平日２名、週末1名）１名が明日を最後に退職されるようだ。
突然なので驚いているが、マンションの工事中でもあり、事情がよくわかっている人がいなくなるとまたいろいろと不都合があるそうで困る。
滞納者の返済計画をシミュレーションしてみた。
どう考えても、まとまった資金がないとかなり厳しい内容である。
特に、過去の滞納分だけでなく今後の毎月分をきちんと払うという前提を置かねばならないところが、厳しさを増している。
だからこそこちらは協議したいのだが、はたして昨日の返信には応じてもらえるのかどうか不安ではある。もう後が無い。
昨日、滞納者から支払いについての計画書の提出があったが、内容はともかくとして、一度協議すべく申し出る回答をした。
管理費の長期滞納者から支払い計画書があった。
対応を考えねばならない。
資源リサイクルで集めた新聞や雑誌類に対しては市から補助金が出る。
この申請は半年に一回行われる。
前回は初めてだったので、平日に窓口に来いという「指示」に従い雨の中を市役所に書類提出に行ったが、手続は１分で終わってしまった。
これなら郵送でも構わないので、今回は郵送することにした。
滞納者への督促状（おそらく最後になるだろう）のドラフトが来たので校正して修正版を依頼した。
駐輪場でのレンタサイクルのアイデアについては環境担当に素案を提出いただいたのでコメント。
昨日出した、バルコニーの物置の撤去について反論あり。購入時によいという説明を受けたとのことであるが、規約に違反していることに変わりはないので、自治会長と対応を協議。
バルコニーの残飯については、写真つきで掲示し、注意喚起された・・・・のだが、結局、張本人が見つからなければあまり意味がないかもしれないな。
植木鉢の質問に回答を渡した。
本来は、工事業者が質問受付をすることになっているが、まだボードが用意されていないので、こちらに質問が来てしまうのは仕方がないか。
また１件あった。
ガソリンも高くなったしこの際クルマは使わないほうがいいのか。
昨日の理事会で提出された支払伝票類を午前中に休暇を取って処理。
修繕工事に関する契約と、説明会資料検討の議事録が回ってきたので、署名押印して掲示の手配。
こういうのは初めてだ。
管理費等滞納者１名から、支払予定表が届いた。
とりあえず意思表示はしていただいたので、あとは約束どおり振込してもらえればいいのだが。
修繕説明会の資料の手直しが２名から届いた。
皆さん、熱心に見られており、修正箇所が増えるばかり。業者は大変だとは思うが、転ばぬ先の杖である。
専有部分の大規模工事に関する申請承認 １件
書記より、ポスターについてのアイデア １件
修繕説明会資料の配布確認（コメントは土曜日でよいのか、工事会社に確認をフロント経由で依頼）
6月理事会の議事録が回ってきたので押印して配布手配。
承認依頼。
先日発送した管理費取立ての内容証明郵便の受取証明がとどいた。
１件のみ
をするために、規約のコピーをフロントに依頼。
でも、今週も忙しいが、何時読めるのか。週末の理事会までに準備が間に合うかな。
滞納者への過去３年間の督促状況を取り纏め。
電気がついているので、怪しいとおもって自治会長が様子を見にこられた。
理事会委任状１通
住民説明会の会場の確認
敷石タイルの補修確認
ステンレス柵の溶接工事手配確認
帰宅したら、車庫証明の依頼があった。
しかし契約書が添付されていないため、押印はお断り。
こういのは不正利用の原因になる。
朝方、理事会の開催通知を発送依頼。
集会室の戸棚の鍵が分かりにくいので、ラベルシールで番号をつけた。
副理事長より前回の理事会の議事録押印依頼が来る。
滞納者の駐車場の使用期限である。
しかし何の応答もない。
完全に無視されているのか。
修繕の住民説明会の会場の申込をする旨をフロントから連絡受ける。
理事会運営の規約は集会室に配置してあり、フロントでも見られるようになっている。
しかし見たことがない。
副理事長から「どこにある?」と聞かれて、あらためて読まねばならぬことに気がつく。
滞納者に対して、返済協議の場を設けたので出席して欲しい旨の、レターを送る手配をした。
さて、回答は如何。
先週に引続き本日も訪問するが、呼び鈴に応答無。
居住者の組合に対する要望を受け付けるポストがある。
普通は、要望の形をとった苦情なので、あまり数が多いのは困る。
とりあえず本日フロントに確認したらなにもなかったので安心。
年に数件程度らしい。
通知が届いた。
委託会社が処理したものでこうやって通知することに意味がある。
年金のように払っても本人に通知しないで何十年も経過すると分からなくなるのは当然だ。
その都度、通知して、意思を確認するということは大切なことだ。
ここのところ平和な日々が続きよかったのだが、本日は件のゴミ集団回収の補助金を申請に市役所に行って頭にきた。
書類には、
１．集団回収の伝票控えから補助金額を計算し
２．代表者名を記入・押印し
３．振込口座のコピーを持参せよ
と書いてある。
行ってみたら、既に計算されたリストがあって、持ち込んだ書類をほとんど見もせずに、リストの名前を消しこむだけの作業で、わずか15秒。
自分はこれだけのために繁忙期の仕事の時間を犠牲にし、しかも雨の中わざわざ保谷庁舎まで料金払ってバスで行っている。最初から、郵送を原則とするか役所側に計算されたものがあるなら葉書で通知して確認させるなどの方法があるはずだ。
まったくもって、市民の稼働を減らそうという発想がなく、補助金を出すことをいいことに、人の時間を無駄にさせる役所の怠慢には立腹せざるを得ない。
アホ臭いので本当なら何もしないのだが、理事会の仕事なので、サボるわけにも行かず、次回は郵送で済ませたい。
日曜日なのに繁忙期ゆえ出勤。
仕事を指示して手待ち時間に、いわゆる先取特権というやつをもう少し調べてみた。
｢先取特権の行使｣という債権回収方法もあるようだ。
新聞、雑誌、などの資源リサイクルについては、キロ当たり７円の補助金が市から出るようだ。
半年分を請求するために、フロントから書類を届けられたので、計算してみた。結構な額。
リサイクル量データが毎月あるので、よく見たら12月がやたらと多く1月は少ない。やはり年末はみなさん行動パターンがあるようだ。
夜に書記から前回理事会の修正議事録が届いたので、押印して、副理事長に回付。
未回収の管理費などの回収策として裁判でどのような手続があるかを研究。４ｈもかけたが、それなりにまとまる。
今後は修繕積立金と管理費と駐車場とでそれぞれ債権としての性質が異なる可能性について調べる必要がある。
昨日、KDDIからの「電気料金相当分の振込通知」が、前理事長から転送されてきた。
共用部分においてある通信設備に給電している電気料金相当分らしい。
振込口座名が前理事長名義なので、変更の届出をKDDIに申し込んだ。
13日の理事会で監視カメラの説明が既に終わっているのでやらなくてもよいのではないかとの前修繕委員会の示唆があったとのことで、フロントからどうしますかとのお尋ねあり、不要と回答。
監視カメラの契約書に押印。
駐車場車種変更１件。
４月の理事会開催案内を作成。
その他平穏無事な一日。
申込書が前期修繕委員長より届けられた。
前期の修繕委員会、理事会、総会を経て、カメラを増設することが既に決定して予算承認されている。
転勤シーズンのためか、引越しや駐車場関係が、ここのところ多いようだ。
壁の張替えとか床の張替えなども届出が必要で、これも理事長が承認するようだ。
久しぶりに日曜日が自分の時間としてすごせた。
でも何となく、家にいなければならないような感覚になっているのは、どうしてだろう。
早朝より釣りに行く。
帰宅したら、シュレッダを購入したとの連絡がフロントから入っていた。
木曜日が春分だったので、本日金曜日は休暇を取得して連休としたものの、メールがある限り仕事は飛んでくる。
マンション関係は、ペットクラブのペット飼育許可書の白紙押印をお断りする手紙を書いて返却、フロントには、理事会名簿及び年間スケジュールを作成して、入手した修繕スケジュール配布依頼。
管理委託会社との管理契約延長覚書を提出。
組合員の異動１件
駐車場証明の発行１件
午前中は仕事の休みを取り、銀行口座名義の変更手続をした。
二つの銀行で手続のしかたが結構違うので、銀行にも個性が出てきているようだ。
必要書類は、理事長選任の理事会議事録、銀行届出印（理事長印）、当人の身分証明（免許証など）、と通帳。
すまいる債については管理会社に変更手続を依頼した。
押印簿を作成する。
欠席者が名簿に入らないので、電話番号、メールアドレスなど報告依頼状を書く。
本日さらに委任状が一通増えた。
これで３名になった。
年間行事予定のコピーをフロントオフィスに依頼。明日準備。
集会室の利用だけではなく、管理費の支出や修繕積立金支出に対する承認も理事長の仕事だ。
自分の押印一つでお金が出て行くのはとても怖いので、押印管理簿を作って、理事の承諾を記録として残し、監査証跡としなければならない。
さっそく、支払に関する捺印簿を素案した。これも今度の理事会にかけるつもり。
どうやら理事長は集会室の利用の承認もしなければならないらしいが、利用者が区分所有者であって、目的・利用時間帯が適切かどうか、他とのコンフリクトがないかどうかを踏まえれば、通常はＯＫになる。
一つ一つ承認申請を出して承認していると大変なので、一覧表で申し込みから承認、あとのチェックまでできるようにしたいと考え、雛形をドラフトしてみた。
今度の理事会に提案する。
前理事長より勧められた、「マンション管理組合理事長マニュアル」（リニューアル技術開発協会）を読む。サブタイトルは、「これだけは知っておきたい役員の常識」。
薄い冊子だが分かりやすく、よくまとめてあった。常識も奥が深い。
所有と経営とが分離した一般企業（上場株式会社）の株主総会が、所有者の総会であるのに対して、管理組合は区分所有者になったら自動的に組合員になることを再認識（民法上の組合だから当然だなぁと思いつつ、あらためて言われると納得）。
前理事長から引継いだ共用部分の一部の鍵を、施錠されていることを確認するため、ライフマネジャと巡回。
その他、主に夜間の警備会社との連絡や警報器が鳴動した際の対応、夜間の救急車の対応について教わった。
理事長印の不正利用があっても後から分かるように、押印管理簿を作成。駐車場契約書、バイク駐輪場契約書、車庫証明などは、予め様式を作っておけば、管理も楽である。
総会の日に役員を選任したので、今回が第二回だが、自分の仕事としては実質初めての理事会招集となる。「開催通知」 を会社で作成して印刷。
帰宅したら分厚い封筒が置いてあった。駐車場などの契約書の押印が「どさっ」と入っていた。
本日は仕事がバタバタして理事長業務は何もしなかった。
朝、エレベータ前の消灯をしたくらいか。
組合口座の名義変更をしなければならないが、普通の銀行口座でない住宅金融支援機構の「マンションすまい・る債」というのが、 手続が面倒そうなので、インタネットで検索して研究。
書類さえ間違えなければ、特に問題はなさそう。手配は会計担当の承認をもらってからとする。
昨夜はいろいろ気になって眠れず、２：３０に覚醒。いつものやつだ。最近は冷静に、考える時間ができたと思うようになったが、 昼間眠いのが困る。
朝方、ライフマネジャに就任の挨拶。プリンタの借用、施錠部分の確認立会いの依頼などし、 土曜日に招集通知を渡して配布依頼することを約束。