工事会社、工事長、監理事務所、前期修繕委員長、当期修繕委員長、正副理事長、会計理事などがそろって引渡し書類の確認をした。
一部、防災関係の書類などが役所から戻ってきていないので、最終は２月になるが、無事に引き渡し式は終わり。
総会招集通知と議案が配布された。
2009年1月アーカイブ
修繕委員募集の掲示を依頼した。
これで理事長としての仕事は、規約集の製作と総会のみとなった。
出勤時に工事長さんに会った。今日は、工事事務所の解体と残務整理らしい（明日は引渡し）。
釣りの話などしていたので、気持ちも一段落したところだろう。ご苦労様。
とりあえず議案の削除をした経緯をレターにしたためて役員に配布。
しかし、ペットクラブからの回答をコピーして配布するように火曜日に指示したことがまったく伝わっていないことがわかった。
もう遅いので、上記レターと一緒に配布することを依頼。
管理会社の契約書が漸く届く。
もう時間がないので、拙速を避けるためもあり、環境担当理事とメールで協議してペットクラブ議案は削除して今後の課題とした。
とりあえず、一仕事終えた感じがしている。
月曜日になって漸く回答を入手。
理事会は終わっており手遅れ。
だが、準備不足もあるので、議案撤回も必要か。
とりあえず、LMに資料を役員全員に配布指示。
理事会の引継ぎをやってからでは遅いので、とりあえず現理事会で募集しておいて、メンバーが決まってから引き継いで上げたほうがいいだろうとおもい、総会議案と一緒に配布して、修繕委員を募集することにした。
総会議案や予算を承認いただくための臨時理事会を開催。初めて定刻に終了。
その後、管理会社と契約更新について協議したが、こちらの総会議案をまったく読んでいないことがわかり、強く抗議。
そもそも契約書などを事前に提出して説明をしてこないということ自体、管理業者の基本的態度として受け入れ難い。
どうも、こういう（理事長）仕事をすると自分のことを棚に上げて相手の瑕疵ばかりが気になり、怒りっぽくなってしまい、精神衛生上よろしくない。あと21日の辛抱と割り切るか。
実質最後の工事検討会で、時折、雪がちらつく中で共用部の最終検査を行って数箇所の指摘をした。
31日に工事受け渡しが行われる。
工事箇所はとりあえず直ったが、まだ水溜り箇所が残っている。
役員も確定した。
予算案も最終版が会計から送られてきた。
これで総会準備はほぼ完璧。
エントランスホールの床磨きも終わったようだ。インターロッキングの水溜りも補修されている。
残りは駐車場のアスファルトだけになってきた。
次期役員候補者の最終確認未了が２名いたので、LMにレターを出すよう依頼。
12年間磨き続けたのはいいが、ワックスが堆積して黒くなっているところに、工事の養生で一部のワックスが剥げて見栄えが悪くなったことから、床のワックスはがしをすることに。
今日は、半分が磨かれてもとの新品の状態を思わせるようになった。こんなにきれいだったんだ。
しかし、半分がまだ残っており、如何に汚かったかがわかる。
会計もほぼ固まったので、議案作成に入った。といっても既に用意してあるのをPDFにして管理会社に送付するだけ。
様式含め、ほぼ最終化できた。
総会関係の予算資料を検討した。一部、未払計上がもれているので、当期実績と来期予算との入り繰りが発生しているが、これは数字を検証すればよいだけなので、ほぼ完成形に近い。
会計に専門家がいると話がしやすくて助かる。
決算報告の内容検討とともに予算も検討した。
修繕がないだけシンプルだが、不確定要素をどこまで織り込むかは、判断に迷うところ。
インターロッキング工事は意外にも時間がかかっているようだ。
今日は、メインエントランス床のワックス剥離の工事案内が入っていた。
いよいよ最終工程である。
帰ったら、水溜りが凍結していた。
議事録を印刷して押印、副理事長に回付。
専用部修繕の許可発行。
いつも水溜りができるインターロッキングの工事が始まった。
夜、副理事長より次期役員候補者に支障あり、その後の候補者と入替するとの連絡があった。
５月に申請されたペット飼育許可申請が、今頃回ってきた。先日の理事会で「今年はまったく申請がない」という話をしたのが効いたのかもしれない。いかに規約の遵守に対する意識が低いかを物語っている。
その他、夏の工事の際に発生した事故の保険請求書類承認。
議事録の修正に対するコメントが書記から上がったので対応。
昨日の議論を受けて、早速いろいろなご意見が来たため、いろいろな部分を訂正した。間違いもあったので気がついてよかった。
議案が多くてどうしても時間が不足するので前後を15分ずつ増やして変更することにした。
臨時理事会の招集通知と、新役員の出席依頼状を手配。
早くも理事会の議事録が上がってきたので、副理事長と内容調整の上、校正して書記に返した。
次回の臨時理事会は議案の承認のみなので、実質最後の理事会である。
正月に用意した議案について審議していたら、13時を回ってしまった。
相変わらずの進行べたで迷惑をかけているが、これで終わりなのでご容赦を。
昨夕17時頃５F廊下で、今朝9時過ぎに１Fエレベータホールで、犬を散歩させている者を見かけたので、それぞれ注意した。
規約ではもともと居室内で飼育できる小動物のみペットとして飼ってよいことになっていたが、トラブルが多いことや既成事実として犬猫を勝っている者がいるため、規約を改正して共用部を移動する際は抱きかかえることになっている（それができないサイズは飼育禁止である）。
そういったルールを無視する飼育者が居る限り、この問題は解決しない。個人が勝手にトラブルになって自分たちで解決できるならこちらの知ったことではないが、そういった苦情は管理組合に来てしまい理事会で対応しなければならない。
少しの努力で回避できる問題を、自分で勝手に作ってしまいその解決を他者に委ねる者にペットを飼う資格などはないと思う。
共用部分の検査を行って不備箇所を指摘。寒かった。
午後はCATV会社と共同視聴設備の維持について協議。
夕刻、会計担当と監事とが監査対応。様子を見学して雑談。
理事会委任状１通
専有部工事届出１通
出張中の金沢より。
あらためて見ると、量が多い。
読むほうは大変である。
本当は昨日が新年初日だったが、総会の資料を用意するために休暇にした。
今日は、昨日の資料を仕事の合間をぬって印刷。３０枚以上。
来客用駐車場に常駐している車があるらしい。
正月早々の仕事が苦情で始まるとは不愉快。
総会議案をドラフトほぼできた。
11日の理事会の準備をする。
規約や規則を見直すことがこれほど難しいとは思わなかった。
天気はよかったが冷たい北風が時折吹く寒い一日。
穏やかでよいお天気のお正月。
人の姿がないところを見ると、それぞれみなさん里帰りでしょうか。
車は比較的多く停まっていますが。
年が明けました。
いつになく静かなお正月です。子供の声がしません。